English
Trong một thế giới kinh doanh đầy biến động, khả năng thích nghi và cải tiến liên tục trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Phương pháp Lean – quản trị tinh gọn – ra đời như một chiến lược mạnh mẽ giúp tổ chức tối ưu quy trình, loại bỏ lãng phí và gia tăng giá trị cho khách hàng. Tuy nhiên, việc triển khai Lean không thể thành công nếu thiếu đi yếu tố cốt lõi: lãnh đạo.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá vai trò quan trọng của lãnh đạo trong việc xây dựng và thúc đẩy văn hóa Lean – nơi sự thay đổi bắt đầu từ tư duy và hành động của người đứng đầu.
1. Lãnh đạo là người khởi tạo tư duy Lean
Mọi sự thay đổi bền vững đều cần bắt đầu từ trên xuống. Khi tổ chức chuyển mình theo Lean, lãnh đạo không chỉ là người ra quyết định, mà còn là người truyền cảm hứng, dẫn dắt tư duy cải tiến đến từng cá nhân trong tổ chức.
Lãnh đạo theo Lean không đơn thuần là chỉ đạo mà là hướng dẫn – tức là đồng hành, đào sâu hiện trạng và đặt câu hỏi “tại sao”, “tại sao lại như vậy”, “làm thế nào để tốt hơn?”. Vai trò này đòi hỏi lãnh đạo phải có tinh thần học hỏi không ngừng và cam kết lâu dài với sự thay đổi.
2. Văn hóa Lean bắt đầu từ giá trị: Lãnh đạo là người định hình
Mọi doanh nghiệp đều có giá trị cốt lõi, nhưng không phải tổ chức nào cũng sống theo giá trị đó mỗi ngày. Văn hóa Lean đặt giá trị của khách hàng lên hàng đầu và yêu cầu tổ chức hoạt động hướng đến việc tạo ra giá trị thực, giảm thiểu lãng phí. Để làm được điều này, người đứng đầu cần:
-
Định hình tầm nhìn rõ ràng: Tại sao doanh nghiệp cần Lean? Chúng ta muốn đạt được điều gì?
-
Truyền tải giá trị đó một cách nhất quán đến mọi bộ phận.
-
Thể hiện hành vi mẫu mực theo giá trị đã định – bởi nhân viên học theo cách lãnh đạo hành động, chứ không chỉ nghe lãnh đạo nói.
Nếu không có sự kiên định từ lãnh đạo, văn hóa Lean rất dễ bị xem nhẹ và biến thành những hoạt động phong trào ngắn hạn.
3. Lắng nghe nhiều hơn ra lệnh
Trong văn hóa Lean, khái niệm “gemba” – nơi giá trị thực được tạo ra (thường là sàn sản xuất, nơi làm việc thực tế) – rất được coi trọng. Lãnh đạo Lean cần dành thời gian hiện diện tại gemba, lắng nghe nhân viên, quan sát dòng công việc và hiểu sâu quy trình thực tế.
Một lãnh đạo biết lắng nghe sẽ:
-
Khuyến khích nhân viên chia sẻ vấn đề, sáng kiến cải tiến.
-
Tạo cảm giác an toàn để mọi người dám nói lên điều chưa tốt.
-
Tìm ra nguyên nhân gốc rễ thông qua đối thoại thay vì áp đặt.
Khi nhân viên cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ chủ động hơn trong việc tham gia vào các hoạt động Lean.
4. Tạo cơ chế hỗ trợ: Nhiệm vụ thiết yếu của lãnh đạo
Không thể kỳ vọng nhân viên áp dụng Lean khi họ bị bó buộc trong quy trình rối rắm, thiếu công cụ và bị giới hạn quyền quyết định. Vai trò của lãnh đạo lúc này là:
-
Gỡ bỏ rào cản trong quy trình.
-
Cung cấp các công cụ như Kaizen, Kanban, 5S, A3 thinking,…
-
Thiết lập các cơ chế khen thưởng cho các sáng kiến cải tiến.
-
Đào tạo kỹ năng cần thiết để nhân viên triển khai Lean hiệu quả.
Một lãnh đạo giỏi là người “dọn đường” để đội ngũ đi nhanh hơn, chứ không chỉ ngồi trên cao điều phối.
5. Lãnh đạo xây dựng văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen)
Cốt lõi của Lean chính là Kaizen – cải tiến liên tục. Không có cải tiến nào là nhỏ, miễn là nó giúp tổ chức tốt hơn hôm qua. Lãnh đạo Lean cần thấm nhuần tư tưởng này và lan tỏa nó đến mọi cấp bậc.
Một số hành động của lãnh đạo giúp hình thành văn hóa cải tiến:
-
Thường xuyên tổ chức họp Kaizen nhỏ để giải quyết vấn đề hàng ngày.
-
Ghi nhận và biểu dương các sáng kiến dù nhỏ.
-
Không trừng phạt sai sót khi nhân viên thử nghiệm cái mới.
Thành công của Kaizen không nằm ở các ý tưởng lớn, mà ở sự liên tục của hành động cải tiến nhỏ. Và chỉ khi lãnh đạo tạo ra môi trường phù hợp, điều này mới trở thành thói quen của cả tổ chức.
6. Dẫn dắt thay đổi hành vi: Sứ mệnh khó nhưng thiết yếu
Thay đổi hệ thống đã khó, thay đổi con người – nhất là hành vi cố hữu – còn khó hơn gấp bội. Nhưng một lãnh đạo Lean thực thụ cần dũng cảm dẫn dắt hành trình này.
Thay đổi hành vi bắt đầu từ:
-
Lãnh đạo làm gương: nếu muốn nhân viên ghi chép chi tiết quy trình, chính lãnh đạo phải làm điều đó trước.
-
Thay đổi hệ thống đánh giá: thưởng phạt phải gắn với tư duy Lean.
-
Truyền thông nhất quán: thông điệp từ ban giám đốc cần đồng bộ với hành động thực tế.
Để thay đổi trở thành “bình thường mới”, lãnh đạo cần bền bỉ duy trì chuẩn mực hành vi và không nhân nhượng với những phản ứng tiêu cực.
7. Đo lường – phản hồi – điều chỉnh: Chu trình Lean bắt đầu từ lãnh đạo
Triển khai Lean không thể “một lần là xong”. Đó là một chu trình liên tục, đòi hỏi đo lường hiệu suất, phản hồi nhanh và điều chỉnh kịp thời. Và chính lãnh đạo là người thiết lập và duy trì chu trình đó.
Cụ thể, lãnh đạo cần:
-
Xác định các chỉ số đo lường Lean (Lead Time, Takt Time, Cycle Time, % cải tiến,…).
-
Thiết lập bảng điều khiển trực quan để đội ngũ theo dõi tiến độ.
-
Tổ chức họp phản hồi định kỳ: đánh giá thành công – thất bại – điểm cần cải tiến.
-
Dám điều chỉnh kế hoạch khi có dữ liệu mới, thay vì bám chặt vào mục tiêu ban đầu.
Không có một công thức Lean hoàn hảo áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, vai trò chủ động điều phối của lãnh đạo là điều kiện tiên quyết để tổ chức học hỏi và phát triển.
Kết luận: Muốn Lean thành công – hãy bắt đầu từ lãnh đạo
Phương pháp Lean không chỉ là một công cụ kỹ thuật, mà là một nền văn hóa quản trị – nơi mọi người cùng hướng đến giá trị, cùng loại bỏ lãng phí và cùng cải tiến. Nhưng để điều đó trở thành hiện thực, tổ chức cần một người dẫn đầu: một lãnh đạo thật sự hiểu, sống và hành động theo Lean.
Lãnh đạo Lean không cần là người giỏi nhất về kỹ thuật, nhưng phải là người quyết liệt nhất với thay đổi, bền bỉ nhất với giá trị, và khiêm tốn nhất để học hỏi từ đội ngũ. Chính từ phẩm chất này, một tổ chức Lean bền vững sẽ được hình thành.
Và hãy nhớ: văn hóa thay đổi không bắt đầu từ quy trình, không bắt đầu từ công cụ – mà bắt đầu từ lãnh đạo.
