English
Bạn có thể chưa nghe đến từ “kanban”, nhưng chắc hẳn đã áp dụng nguyên lý tổ chức này mà không hay biết. Định nghĩa đơn giản là sử dụng các tín hiệu trực quan để điều khiển luồng vật liệu và sản xuất nhằm duy trì tồn kho ở mức tối ưu. Ví dụ, khi hộp ngũ cốc cuối cùng trống, bạn biết cần mua thêm để có đồ ăn sáng cho những ngày tới. Nguyên lý này có thể được vận dụng trong quy mô lớn hơn tại môi trường sản xuất.
Nguồn gốc
Kanban có nguồn gốc từ Công ty Toyota ở Nhật Bản vào những năm 1940-1950. Nhà lãnh đạo Taiichi Ohno nghiên cứu cách bày hàng tại siêu thị Mỹ, nơi luôn đầy đủ sản phẩm mà không dư thừa. Ông nhận ra nguyên tắc này có thể áp dụng cho sản xuất bằng cách sử dụng thẻ kanban để điều khiển sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Lợi ích đáng kinh ngạc
Hệ thống kanban giúp giảm lượng hàng tồn kho thừa, tiết kiệm chi phí lưu kho và không gian. Lợi ích lớn nhất là ngăn ngừa sản xuất quá mức – một trong những lãng phí lớn nhất theo nguyên lý Lean.
Ngoài ra, kanban còn:
» Cải thiện luồng chuyển động vật liệu và hàng hóa, giảm úng đọng
» Biến quy trình sản xuất trở nên trực quan, dễ hiểu hơn
» Giúp doanh nghiệp linh hoạt đáp ứng biến động nhu cầu
» Ủy quyền cho công nhân tự điều khiển sản xuất
Các loại Hệ thống Kanban phổ biến
- Hệ thống 2 thẻ: Sử dụng hai loại thẻ – sản xuất và lấy hàng, lưu chuyển giữa kho hàng, dây chuyền sản xuất và khu vực giao hàng.
- Hệ thống 2 khay: Sử dụng hai khay cùng loại đặt cạnh nhau. Khay trước trống sẽ được thay bằng khay đầy phía sau, và khay trống được đưa đi nạp lại.
- Hệ thống 3 khay: Một khay đặt tại nhà máy, một ở kho và một ở nhà cung cấp. Khay trống được luân chuyển giữa các điểm để nạp đầy vật liệu.
- E-kanban (kanban điện tử): Thay vì thẻ giấy, sử dụng mã vạch và công nghệ để quét và tạo yêu cầu điện tử.
Bảng Kanban – Công cụ trực quan trong và ngoài sản xuất
Bảng kanban với các cột “Cần làm“, “Đang làm“, “Hoàn thành” cho phép theo dõi trực quan tiến độ công việc. Thẻ công việc di chuyển qua các cột tương ứng. Bảng này phù hợp không chỉ cho sản xuất mà cả văn phòng, giúp kiểm soát lượng việc đang thực hiện.
Triển khai Hệ thống Kanban thành công
Trước khi triển khai, hãy xem xét tính phù hợp với hoạt động của bạn. Nếu có nhiều biến động về nhu cầu hoặc giao nhận vật liệu không ổn định, việc áp dụng kanban sẽ khó khăn hơn.
Bước đầu tiên là tổ chức nơi làm việc gọn gàng bằng cách áp dụng 5S. Môi trường làm việc ngăn nắp sẽ giúp các tín hiệu trực quan như thẻ kanban không bị bỏ sót.
Tiếp theo, hãy xác định loại hệ thống phù hợp và thiết kế chi tiết: loại tín hiệu, luồng di chuyển, thông tin trên thẻ kanban,… Lấy ý kiến đóng góp từ nhân viên để hệ thống được chấp nhận dễ dàng. Tính toán số lượng thẻ/khay cần thiết để vật liệu lưu thông liên tục. Sau khi triển khai, hãy điều chỉnh và cập nhật quy trình liên tục cho phù hợp.
Đơn giản nhưng Hiệu quả
Mặc dù kanban xuất phát từ một ý tưởng đơn giản, nhưng đây là công cụ hữu hiệu giúp tối ưu hóa quy trình tại tổ chức lớn nhỏ không chỉ trong sản xuất mà còn cả văn phòng, kho lưu trữ. Chuyển sang kanban đòi hỏi thay đổi nhưng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng.
Bài lược dịch bởi Athena I&E
Nguồn tham khảo: “The Art of Kanban” – Creative Safety Supply
