English
Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, khái niệm Quản trị tinh gọn (Lean Management) không còn xa lạ. Tuy nhiên, một thực tế đáng suy ngẫm là có tới hơn 70% nỗ lực triển khai Lean tại các doanh nghiệp Việt Nam rơi vào tình trạng “đầu voi đuôi chuột” hoặc thất bại hoàn toàn sau vài năm áp dụng. Tại sao một hệ thống đã giúp Toyota trở thành đế chế toàn cầu lại trở nên “khó tiêu” khi du nhập vào dải đất hình chữ S?
Bài viết này sẽ phân tích sâu những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình triển khai Lean tại Việt Nam, từ đó định hình lại tư duy đúng đắn cho các nhà quản trị.
1. Coi triển khai Lean là một dự án có thời hạn thay vì một hành trình văn hóa
Đây là sai lầm căn bản nhất. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp coi việc triển khai Lean giống như lắp đặt một phần mềm kế toán hay xây dựng một nhà xưởng mới – nghĩa là có điểm bắt đầu và điểm kết thúc. Họ kỳ vọng sau 6 tháng hoặc 1 năm, hệ thống sẽ tự vận hành hoàn hảo.
Thực tế, Lean là một triết lý quản trị (Philosophy), không phải là một công cụ (Tool). Khi doanh nghiệp triển khai Lean mà thiếu đi sự cam kết về mặt văn hóa, các cải tiến sẽ nhanh chóng bị mai một khi áp lực sản xuất tăng cao. Lean đòi hỏi sự cải tiến liên tục (Kaizen) không ngừng nghỉ, nơi mà mục tiêu của ngày hôm nay là tiêu chuẩn cần vượt qua của ngày mai.
2. Sự “vắng bóng” của lãnh đạo cấp cao tại hiện trường (Gemba)
Tại Việt Nam, nhiều CEO thường giao phó toàn bộ việc triển khai Lean cho phòng nhân sự hoặc một ban dự án Lean độc lập. Lãnh đạo chỉ xuất hiện trong các buổi lễ phát động hoặc báo cáo tổng kết.
Trong tư duy Lean, lãnh đạo phải là người đi đầu. Nếu người đứng đầu không hiểu về lãng phí, không trực tiếp xuống hiện trường để quan sát và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề, thì đội ngũ bên dưới sẽ coi việc triển khai Lean chỉ là “làm màu” hoặc thêm việc. Việc triển khai Lean thành công đòi hỏi lãnh đạo phải thay đổi từ phong cách “chỉ tay năm ngón” sang phong cách “huấn luyện” (Coaching).
3. “Sập bẫy” công cụ: Quá chú trọng vào 5S mà quên mất dòng chảy giá trị
Hầu hết các doanh nghiệp Việt bắt đầu triển khai Lean bằng 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Điều này không sai, nhưng sai lầm nằm ở chỗ họ dừng lại quá lâu ở bước này hoặc coi 5S chính là Lean.
Việc quét dọn sạch sẽ và dán nhãn kẻ vạch chỉ là bề nổi. Mục tiêu thực sự của việc triển khai Lean là khơi thông dòng chảy giá trị (Value Stream), loại bỏ các điểm nghẽn (Bottlenecks) và triệt tiêu 7 loại lãng phí. Nếu bạn có một nhà kho sạch bong nhưng hàng tồn kho vẫn chất cao như núi và thời gian chờ đợi (Lead time) không giảm, nghĩa là việc triển khai Lean của bạn đang đi sai hướng.
4. Thiếu sự thấu hiểu và gắn kết của đội ngũ nhân viên
Lean dựa trên nền tảng “Tôn trọng con người”. Tuy nhiên, khi triển khai Lean, nhiều doanh nghiệp lại áp đặt các quy trình mới từ trên xuống dưới mà không giải thích thỏa đáng cho công nhân – những người trực tiếp tạo ra giá trị.
Nhân viên thường lo sợ rằng việc triển khai Lean (với mục tiêu tăng năng suất) sẽ dẫn đến việc cắt giảm nhân sự hoặc khiến họ phải làm việc mệt mỏi hơn. Nếu không giải tỏa được tâm lý này, họ sẽ có xu hướng chống đối ngầm hoặc thực hiện đối phó. Việc triển khai Lean chỉ thực sự hiệu quả khi mỗi công nhân đều trở thành một “nhà cải tiến”, chủ động phát hiện lỗi và đề xuất giải pháp.
5. Áp dụng máy móc mô hình của Nhật Bản hoặc phương Tây
Việt Nam có những đặc thù về văn hóa giao tiếp, thói quen làm việc tùy tiện và tư duy ngắn hạn. Việc bê nguyên si mô hình triển khai Lean của Toyota hay các tập đoàn đa quốc gia vào một doanh nghiệp SME Việt Nam mà không có sự điều chỉnh (Customization) là một sai lầm chết người.
Chẳng hạn, tinh thần kỷ luật tự giác của người Nhật rất cao, nên các tiêu chuẩn Lean dễ dàng được tuân thủ. Trong khi đó, tại Việt Nam, việc triển khai Lean cần đi kèm với các cơ chế kiểm soát chặt chẽ hơn và chế độ khen thưởng/kỷ luật rõ ràng để uốn nắn hành vi trong giai đoạn đầu.
6. Không đo lường bằng dữ liệu thực tế
“Bạn không thể cải tiến những gì bạn không đo lường được”. Rất nhiều doanh nghiệp triển khai Lean một cách cảm tính. Họ nói rằng “hình như năng suất có tăng” hoặc “cảm thấy xưởng gọn hơn”.
Để việc triển khai Lean có sức thuyết phục, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số KPI cụ thể như: Tỷ lệ hàng lỗi (Defect rate), Thời gian chu kỳ (Cycle time), Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE), hay Mức độ tồn kho. Nếu không dựa trên dữ liệu, việc triển khai Lean sẽ sớm bị mất phương hướng khi gặp phải các ý kiến trái chiều từ bộ phận sản xuất hoặc tài chính.
7. Tâm lý nôn nóng, muốn thấy kết quả ngay lập tức
Lãnh đạo thường hỏi: “Bao giờ thì chúng ta thấy được lợi nhuận từ việc triển khai Lean?”. Lean là một khoản đầu tư dài hạn cho năng lực cốt lõi. Trong giai đoạn đầu, việc triển khai Lean thậm chí có thể làm giảm năng suất tạm thời do nhân viên phải dành thời gian học tập, thay đổi thói quen và sắp xếp lại dây chuyền.
Sự thiếu kiên trì khiến nhiều doanh nghiệp bỏ cuộc giữa chừng ngay khi vừa mới chạm đến ngưỡng thay đổi. Để triển khai Lean thành công, cần một tầm nhìn từ 3 đến 5 năm thay vì chỉ tính bằng tháng.
8. Hệ thống thông tin và giao tiếp lỏng lẻo
Trong một môi trường Lean, thông tin phải được luân chuyển tức thời (Visual Management – Quản trị trực quan). Sai lầm phổ biến khi triển khai Lean tại Việt Nam là các bảng biểu thông tin thường bị bỏ trống, dữ liệu không được cập nhật hàng ngày hoặc chỉ để “trưng bày” cho khách hàng xem.
Khi có sự cố xảy ra, việc triển khai Lean đòi hỏi thông tin phải được phản hồi ngay lập tức để xử lý tận gốc (Andon). Nếu hệ thống giao tiếp vẫn phân cấp nặng nề, chờ đợi xin ý kiến qua nhiều tầng lớp, tinh thần tinh gọn sẽ bị bóp nghẹt.
9. Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia huấn luyện thực chiến
Nhiều doanh nghiệp tự tìm hiểu qua sách vở hoặc cử nhân sự đi học các khóa lý thuyết ngắn hạn rồi về tự triển khai Lean. Tuy nhiên, lý thuyết và thực tế tại hiện trường là một khoảng cách rất lớn.
Một sai lầm lớn là không nhận ra rằng triển khai Lean cần những người “Coach” (Huấn luyện viên) có trải nghiệm thực tế để bắt bệnh và kê đơn đúng cho từng doanh nghiệp. Chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các “vết xe đổ” và duy trì lửa cải tiến khi phong trào bị chững lại.
Giải pháp để triển khai Lean thành công cho doanh nghiệp Việt
Để vượt qua những sai lầm trên, doanh nghiệp cần một lộ trình bài bản và tư duy đúng đắn ngay từ đầu:
- Xây dựng niềm tin từ những chiến thắng nhỏ (Small Wins): Thay vì triển khai Lean trên toàn bộ nhà máy, hãy bắt đầu bằng một khu vực làm mẫu (Model Area). Khi kết quả tích cực hiện hữu bằng những con số cụ thể, việc nhân rộng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
- Đầu tư vào đào tạo tư duy trước công cụ: Hãy giúp nhân viên hiểu tại sao phải triển khai Lean trước khi dạy họ cách dùng thẻ Kanban hay vẽ sơ đồ chuỗi giá trị (VSM).
- Thiết lập hội đồng Kaizen: Tạo ra một cơ chế để ghi nhận và khen thưởng những sáng kiến nhỏ nhất từ nhân viên. Điều này nuôi dưỡng văn hóa cải tiến trong lòng doanh nghiệp khi triển khai Lean.
- Chọn đối tác tư vấn thực chiến: Như tại Athena I&E, chúng tôi nhấn mạnh vào phương pháp “Cầm tay chỉ việc”. Việc triển khai Lean phải gắn liền với kết quả kinh doanh thực tế, không chỉ là những chứng chỉ treo tường.
Kết luận
Triển khai Lean không phải là một “phép màu” có thể thay đổi doanh nghiệp sau một đêm. Đó là một cuộc marathon đòi hỏi sự bền bỉ, tính kỷ luật và trên hết là sự thấu hiểu sâu sắc về con người. Bằng cách nhận diện và tránh né 9 sai lầm “xương máu” kể trên, các doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể tận dụng sức mạnh của Lean để tối ưu hóa hiệu suất, cắt giảm chi phí và xây dựng nền tảng phát triển vững chắc trong tương lai.
Hãy nhớ rằng, trong hành trình triển khai Lean, việc dừng lại chính là đang thụt lùi. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất ngay hôm nay để tạo nên sự thay đổi lớn cho ngày mai. Việc triển khai Lean hiệu quả sẽ là lợi thế cạnh tranh tuyệt đối giúp doanh nghiệp vươn tầm quốc tế.
ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ NHẬN TƯ VẤN LỘ TRÌNH ĐỘC QUYỀN!
